Rilascio di certificati ed estratti di stato civile

La normativa prevede tre tipologie di documentazioni di stato civile richiedibili, e precisamente:
1) CERTIFICATI DI STATO CIVILE
I certificati di stato civile rappresentano l’evento, il fatto documentato nell’atto di stato civile. Possono essere rilasciati a chiunque ne faccia richiesta senza necessaria motivazione.
 

2) ESTRATTI PER RIASSUNTO DI STATO CIVILE
Gli estratti per riassunto di stato civile rappresentano l’evento e in più riproducono tutte le annotazioni additive che vi sono apposte. Possono essere rilasciati a chiunque ne faccia richiesta senza necessaria motivazione.
Il rilascio di estratti di nascita con indicazione della paternità e della maternità, regolato dall’articolo 3 del D.P.R. 432/1957, è consentito soltanto a richiesta dell’interessato o di altra amministrazione per l’esercizio di diritti o l’adempimento di doveri derivanti dallo status di legittimità o di filiazione. Quando l’interessato è minorenne, il rilascio si effettua su richiesta del genitore esercente la potestà o dal tutore. In via eccezionale vengono rilasciati estratti di nascita con l’indicazione della paternità e della maternità a soggetti maggiorenni diversi da quelli sopra indicati, che siano muniti di delega scritta ad essi rilasciata dall’interessato, a cui sia allegata la fotocopia di un documento d’identità valido dell’interessato stesso. Le medesime indicazioni valgono per il rilascio degli estratti di nascita su modello plurilingue, in quanto riportano sempre l’indicazione della paternità e della maternità.

3) ESTRATTI PER COPIA INTEGRALE DI STATO CIVILE
Gli estratti per copia integrale riproducono integralmente e fedelmente l’atto originale con tutte le annotazioni che vi sono apposte e l’attestazione di conformità all’originale dell’ufficiale di stato civile.
Ai sensi dell’art.107 DPR 03/11/2000, n. 396 gli estratti degli atti dello stato civile possono essere rilasciati dall’ufficiale dello stato civile per copia integrale soltanto quando ne e’ fatta espressa richiesta da chi vi ha interesse e il rilascio non e’ vietato dalla legge.
Per “interesse” è da intendersi quello definito dall’art.22, c.1, lett. b), della L. n.241/1990 e cioè “per interessati si intendono tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso”.
Pertanto gli estratti per copia integrale possono essere rilasciati solamente a condizione che venga presentata motivata istanza comprovante l’interesse diretto, concreto ed attuale ai fini di tutela di una situazione giuridicamente rilevante. L’interesse della persona che richiede la copia integrale non deve consistere necessariamente in un diritto soggettivo o in un interesse legittimo; deve però essere un interesse “giuridicamente tutelato”, ovvero non deve trattarsi di un generico ed indistinto interesse, e deve sussistere un rapporto di strumentalità tra tale interesse e l’informazione che si intende acquisire. Secondo un costante e indiscusso orientamento della giurisprudenza amministrativa in materia di diritto di accesso ai documenti amministrativi, la nozione di diritto di accesso deve essere intesa “alla cura di un interesse diretto, concreto, attuale e non meramente emulativo o potenziale, connesso alla disponibilità dell’atto o del documento del quale si richiede l’accesso, non imponendosi che l’accesso al documento sia unicamente e necessariamente strumentale all’esercizio del diritto di difesa in giudizio, ma … in termini di utilità per la difesa di un interesse giuridicamente rilevante” (Consiglio di Stato, sez. III, sentenza n.1978/2016, sez. VI, sentenza 2269/2017, e sez. IV, sentenza n.4209/2014).  Nota bene: L’art. 177, comma 3, del D.Lgs. 196/2003, che stabiliva la possibilità di rilasciare le copie integrali degli atti dello stato civile, decorsi settant’anni dalla loro formazione, è stato abrogato dall’art. 27, comma 1, lett. c), n. 3), del D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101.
Tali limiti al rilascio della copia integrale, sussistono anche nei confronti della persona a cui l’atto si riferisce, a quello dei minori nei confronti dei genitori o tutore, o a quelli dei parenti più diretti nel caso in cui l’interessato fosse deceduto. In caso di adozione legittimante, per il rilascio dell’estratto per copia integrale dell’atto di nascita dell’interessato serve l’autorizzazione del Tribunale dei Minorenni che ha deciso in merito.
La richiesta deve contenere le generalità della persona della quale si richiede la copia integrale, almeno il nome e cognome e l’anno di nascita o di matrimonio o di morte per consentire l’individuazione nell’indice del corrispondente registro: in mancanza di tali dati, la richiesta potrà essere respinta per insufficienza di notizie necessarie per l’individuazione dell’atto all’interno del registro.