Autenticare le sottoscrizioni

La principale norma di riferimento che autorizza i pubblici ufficiali, diversi dai notai, ad autenticare le firme è l’articolo 21 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445. Tale norma attribuisce al dipendente incaricato dal Sindaco la competenza ad autenticare le sottoscrizioni su istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà. L’elemento essenziale che qualifica la dichiarazione sostitutiva e che la distingue da altri atti giuridici sta nel fatto che ciò che viene dichiarato sia conosciuto direttamente da colui che rende la dichiarazione. Deve quindi trattarsi necessariamente di qualcosa che si è già realizzato e può consistere in:

• un fatto (inteso come un accadimento o una situazione che si è già concretizzata ad es. aver subito danni a seguito di calamita naturale, aver presentato una richiesta di condono,.) ;
• uno stato (inteso come una particolare condizione in cui può trovarsi un individuo, ad es. essere proprietario di un immobile, essere erede di una persona, essere sposato ecc…) ;
• una qualità personale (intesa come una specifica caratteristica o prerogativa di una determinata persona ad es. essere titolare di un impresa, non essere soggetto all’imposta sui redditi ecc..) di cui il dichiarante sia a diretta conoscenza riguardanti se stesso e altre persone, non auto certificabili, da presentare a soggetti privati quali banche, assicurazioni, etc. (art. 21 del D.P.R. n. 445/2000);

Nota bene:
Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e le istanze da produrre a pubbliche amministrazioni e a gestori di pubblici servizi non prevedono l’autenticazione della sottoscrizione; possono essere presentate direttamente  mediante apposizione della firma davanti al pubblico dipendente addetto alla ricezione dell’atto, oppure mediante presentazione (ad esempio, a cura di un familiare del firmatario) dell’atto già sottoscritto unitamente a copia fotostatica non autenticata di un valido. documento di identità del sottoscrittore oppure possono essere inviate anche per via telematica o a mezzo postale con allegata copia fotostatica non autenticata di un valido documento di identità del sottoscrittore.

Altre disposizioni speciali che autorizzano i dipendenti incaricati dal Sindaco ad autenticare le sottoscrizioni

• Istanze da presentare a privati;
• Deleghe rivolte alla Pubblica Amministrazione o a gestori di pubblici servizi non concretanti una procura (ad es. riscuotere benefici economici, ritirare ratei di pensione, consegnare o ritirare atti e documenti per conto della persona delegante);
• Autentica della sottoscrizione del consenso scritto, da parte degli aspiranti all’adozione, all’incontro  fra  questi ed  il minore da adottare  (art. 31,  comma 3  lett.e, legge 4 maggio 1983, n. 184);
• Atti previsti dal Codice di procedura penale, ai sensi dell’art. 39 del decreto legislativo n. 271 del 28/07/1989 (es. nomina del difensore, del mandato ad agire, della  procura speciale o qualsiasi altro atto  per cui il codice di procedura penale preveda  l’autentica) – In questi casi l’autenticazione è esente bollo, ai sensi dell’art. 3 della tabella alleg. B del D.P.R. 642/1972;
• Autentica della firma sulla busta contenente la scheda di votazione per l’elezione degli organi di ordini professionali  (Art. 3, comma 7 del D.P.R. n. 169 del 08/07/2005). In questi casi l’autenticazione è esente bollo, ai sensi della Risoluzione n. 91/E del 23/10/2015 dell’Agenzia delle Entrate, Direzione Centrale Normativa;
• Passaggi di proprietà di beni mobili registrati, quali automobili, motocicli, rimorchi, imbarcazioni  (art.7 decreto legge n. 223 del 04/07/2006);
• Sottoscrizioni apposte in calce alla manifestazione di volontà alla cremazione effettuata dai congiunti del defunto in mancanza di disposizione testamentaria (Art. 79 DPR n. 285/1990);
• Atti previsti dall’art. 14 della Legge 21/03/1990 n. 53 in materia elettorale : Al fine della semplificazione del procedimento elettorale al funzionario incaricato dal Sindaco è delegata la competenza ad autenticare tutta una serie di sottoscrizioni (accettazione della candidatura, sottoscrizione delle liste elettorali, designazione dei rappresentanti di lista). In questi casi l’autenticazione è esente bollo, ai sensi della Risoluzione n. 91/E del 23/10/2015 dell’Agenzia delle Entrate, Direzione Centrale Normativa;
• Autentica delle quietanze liberatorie del pagamento dell’assegno emesso senza provvista dopo la scadenza del termine di presentazione (art. 8 comma 3 bis del Decreto Legge 70 del 13 maggio 2011): La quietanza liberatoria è un atto a forma vincolata mediante il quale il creditore, liberando il debitore, non si limita a dichiarare di aver ricevuto una data somma di denaro a fronte di un assegno sprovvisto di copertura, ma esprime una volontà ben precisa, volta a liberare il debitore dall’obbligazione contratta nei confronti del creditore.

Il funzionario incaricato dal Sindaco non può autenticare le firme relative a:

• dichiarazioni d’impegno e di volontà;
• accettazioni o rinunce d’incarico (es. rinunce ad eredità);
• procure (la procura è lo strumento giuridico attraverso il quale si realizza l’istituto, tipico del diritto privato, della rappresentanza, in virtù del quale un soggetto è autorizzato per legge a sostituirsi ad altro soggetto nel compimento di attività giuridica per conto di quest’ultimo. Il rappresentante, quindi, partecipa al compimento di attività giuridica e ciò lo differenzia nettamente dal delegato. Il delegato è colui che riceve l’estrinsecazione materiale di un provvedimento amministrativo che si è già perfezionato);
• deleghe rivolte ai privati;
• dichiarazioni future;
• scritture private e meri rapporti tra privati;
• dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal codice civile (contratti);
• autorizzazioni;
• diffide ad adempiere.

In questi casi è necessario rivolgersi a un notaio (vedi circolare Ministero dell’Interno n. 10 del 30 luglio 1993).

Nota bene: non può essere autenticata la firma su documenti che non siano scritti in lingua italiana. La lingua ufficiale della Repubblica Italiana (ai sensi dell’art. 1 della Legge 482/1999) è l’italiano; pertanto all’eventuale documento presentato in lingua straniera deve essere allegata idonea traduzione.